In recordtijd een professionele stand ontwerpen en bouwen

Challenge: Van gesprek tot stand voor een online marketing agentschap in 5 dagen. 

Om als exposant aan een beurs deel te kunnen deelnemen, moet u zich ruim op voorhand registreren. Maar af en toe zegt een exposant zijn deelname af en komt er een gaatje vrij. Brandfarmers kreeg zo’n kans voor de Webshop Vakbeurs in Mechelen. En greep ze.

Onze deadline om de stand te ontwerpen en bouwen? Vijf dagen, weekend inbegrepen…

In een notendop

• Snelle reactie: Onmiddellijk schakelen en in het weekend al starten met ontwerpen, toonde flexibiliteit en toewijding.
• Efficiënte samenwerking: Een duidelijke taakverdeling met de klant en partners zorgde voor een vlotte en stressvrije uitvoering.
• Volledige ontzorging: Van het klaarmaken van materialen tot de volledige opbouw, alles werd geregeld zodat de klant zich kon focussen op de beurs zelf.

Hoeveel tijd is er nodig om een stand te ontwerpen en te bouwen?

Het antwoord op deze vraag is telkens verschillend omdat we maatwerk beursstanden bouwen. Grote beursstanden vergen gewoonlijk meer tijd en mankracht voor ontwerp en opbouw dan kleine standen, zoals die van Brandfarmers.

Maar 5 dagen om vanuit het niets een stand bouwen voor een beurs in België? Het is een uitdaging… en daar houden we bij Expopoint van.

Vrijdag: brainstorming over de stand

Op vrijdag kregen we de briefing. Zoals altijd organiseerden we een brainstorm over de ideale stand met de klant. Voor beide partijen bleek dat het haalbaar moest zijn.

Onze +2 decennia ervaring met standenbouw en onze flexibele aanpak zorgden bij onze klant voor de nodige gemoedsrust.

De nabijheid van ons magazijn met beursmaterialen in Antwerpen was goed voor twee pluspunten.

• De vakbeurs vond plaats in de buurt en dat betekende lagere transportkosten.
• Daarnaast konen we onze planning vlot aanpassen zonder andere projecten te vertragen.

De deal was rond. Tijd om de handen uit de mouwen te steken.

Weekend: concept en ontwerp van de beursstand

We vroegen de exacte afmetingen van de stand bij de organisator op en tekenden de eerste schetsen.

Na goedkeuring van de klant begon hun team zelf aan het visuele ontwerp van de twee beurswanden.

Dit is een keuze die we overigens elke klant aanbieden.

Ofwel zorgt u of uw vertrouwde ontwerpbureau voor de ontwerpen en drukklare bestanden. Ofwel kunt u rekenen op grafische ontwerpers met wie we al jaren samenwerken.

Op het einde van het weekend hadden we samen het concept van de beursstand in detail uitgewerkt.

Maandag: drukwerk en productie van de stand

De ontwerpen konden naar onze betrouwbare drukker. Hij was vrijdag al op de hoogte gebracht van de spoedklus en had de garantie gegeven dat alles op tijd droog zou zijn.

Niet onbelangrijk omdat bezoekers na de beurs natuurlijk niet naar huis willen gaan met inkt op hun kleren.

Ondertussen zetten we in ons atelier alle nodige materiaal voor de standenbouw klaar.

Dinsdag: de stand opbouwen

Zelfs een kleine stand vereist vakmanschap. Het geheel moet stevig zijn en er piekfijn en professioneel uitzien.

Tijd om de rest van onze A-Z standen service uit te voeren:

• We sloten de elektriciteit sloten aan
• Testten de verlichting
• Blonken het meubilair op
• Zorgden ervoor dat de vloerbekleding paste en stevig vastgehecht was,…
• Enz.

Aan de vooravond van de vakbeurs kon de opdrachtgever doen wat echt wel nodig is voor elke beurs: uitrusten.

Woensdag: tevreden klant

Op woensdag opende de beurs. Ondanks de last-minute deelname en de strakke deadline slaagde  Brandfamers erin om op de beurs contact te leggen met nieuwe potentiële klanten.

Opdracht volbracht. Op naar de volgende uitdaging…

Koen den Haerynck

Zaakvoerder Expopoint

Koen is de oprichter en het vaste aanspreekpunt van Expopoint. Met een sterke basis in de Belgische markt en jarenlange ervaring in Europa, begeleidt hij projecten van het eerste 3D-ontwerp tot de finale afbouw. Zo garandeert hij hoogwaardige beursstanden die zorgeloos en perfect worden opgeleverd.

Vraag Koen direct om advies