Als u niet uitkijkt, kunnen de kosten voor uw beursdeelname hoog oplopen. U maakt niet alleen financiële middelen vrij, maar ook tijd. Wanneer u uw personeel inschakelt bij de voorbereidingen van uw stand, vloeien die twee zelfs in elkaar over.
Wil u liever uw uitgaven onder controle houden? Stel dan eerst een budget op. Hoe u dat best doet en met welke uitgaven u rekening moet houden? Dat ontdekt u met deze 5 vragen. En antwoorden.
In een notendop
Splits uw totale budget voor de beurs op in drie categorieën:
- Kosten van de beursorganisator: Denk aan standhuur, inschrijfgeld en eventuele extra’s.
- Kosten van de beursstand: Dit omvat het ontwerp, de bouw en de huur van uw stand door een standenbouwer.
- Marketing & logistiek: Reserveer een budget voor promotie, transport, meubilair en personeel.
Door uw budget vooraf in te plannen, maakt u weloverwogen keuzes en vergroot u uw kans op een succesvolle beurs.
Inhoudsopgave
Vraag 1: Hoeveel geld wil en kan u uitgeven voor uw beursdeelname?
U had hier misschien een andere vraag verwacht, zoals “Hoeveel kost het om deel te nemen aan een beurs?”. Het verschil is subtiel, maar het is verstandiger om uit te gaan van uw mogelijkheden. En dan pas op zoek te gaan naar de beste oplossingen die passen binnen uw budget.
Multinationals hebben een betere kijk op hun budget voor beurzen dan kmo’s. Dat komt natuurlijk omdat de hoofdzetel dit bepaald heeft. En erover waakt. Beursdeelnames bij grote bedrijven zijn op voorhand bepaald als uitgaven voor PR, evenementen of marketing.
Zo bouwden we bijvoorbeeld een stand voor een scheepvaart bedrijf.
Als zelfstandige of zaakvoerder van een kmo is het moeilijker om een bedrag te bepalen om als exposant deel te nemen aan een beurs. Maar de sterkte van kleine bedrijven is dat ze flexibel zijn. Soms duikt er een kansje op uit het niets. En moet een stand in recordtijd ontworpen en modulair gebouwd worden. Zoals we deden voor deze stand:
2 standen. 2 verschillende budgetten. En wat vooral belangrijk is voor u?
Ongeacht de omvang van uw zaak, zorg ervoor dat u altijd eerst zelf een totaalbudget bepaalt. Doe dit voor u zich inschrijft als standhouder op een beurs.
Hoe u vervolgens dat budget best opsplitst? Dat lees u hieronder.
Vraag 2: hoe splitst u uw totaalbudget voor een beurs op?
U heeft uw totaalbudget bepaald? Dan is het tijd om dit op te splitsen. Om het overzichtelijk te houden, maken we een onderscheid tussen 3 verschillende uitgaves:
- Hoeveel betaalt u aan de beursorganisator?
- Hoeveel kost de huur van een beursstand?
- Welk budget moet u voorzien voor extra marketing?
We geven hier een puur fictief totaalbudget voor uw beursdeelname: 8.000 euro.
En splitsen dat nu op in dezelfde volgorde als het lijstje hierboven.
Vraag 3: Hoeveel kost het om u in te schrijven op een beurs als exposant?
De kostprijs om deel te nemen aan een beurs is heel uiteenlopend. Voor drukbezochte beurzen betaalt u vaak meer inschrijvingsgeld dan voor vakbeurzen met minder bezoekers.
En een kleine beursstand kost minder huurgeld dan een grote. Enzovoorts…
Omgekeerd kan u soms geld besparen door interessante vroegboek kortingen voor exposanten.
Al deze informatie kunt u opvragen bij de organisator van de beurs. In deze fase hoeft u nog niet te beslissen welke oppervlakte en locatie u zal huren. Als u hierover twijfelt, kan u altijd advies inwinnen bij uw standenbouwer.
Met de info van de beursorganisator bij de hand heeft u een goed idee van de mogelijke kostprijzen voor exporuimte die u kunt inhuren.
Terug naar ons voorbeeld: 1000 euro – 2.000 euro voor de organisatie. Dan blijft er van uw fictief totaalbudget 6.000 – 7.000 euro over.
Op naar de volgende kost: uw beursstand.
Vraag 4: Hoeveel kost het ontwerpen, bouwen en huren van uw beursstand?
Dat kunt u moeilijk inschatten. Zeker wanneer u voor de eerste keer deelneemt aan een beurs is dit een onmogelijke opgave. Maar toch is het goed om voor uw beursstand eerst zelf een budget te bepalen.
Tijdens een verkennend gesprek met een standenbouwer kunt u dit bedrag ter sprake brengen. Of u kunt de offerte afwachten om te weten hoeveel een beursstand huren zou kosten.
De kans dat u het meteen bij het rechte eind had, bestaat. Maar in het andere geval kunt u:
- De kosten drukken door een deel van de stand zelf te verzorgen, zoals decoratieve elementen. Of voor een modulair opgebouwde stand te kiezen in plaats van een stand met trussen.
- Als uw stand goedkoper blijkt dan uzelf voor ogen had, kunt u twee richtingen uit. U kunt ofwel uw stand upgraden met bijvoorbeeld tv-schermen. Of een deel van het budget kun u vrijhouden voor promotie(materialen).
Terug naar het fictieve budget:
Totaal: 8.000 euro
Organisator: 1.000 – 2.000 euro
Beursstand: 4.000 euro
Blijft over: 2.000 – 3.000 euro
Het resterend bedrag kunt u gebruiken voor de marketing voor uw beursdeelname. Wat dat inhoudt, lees u hieronder.
Vraag 5: Hoeveel budget heeft u over voor extra marketing?
De ideale standruimte ingehuurd?
Een verzorgde expostand op maat gehuurd?
Dan rest u nog 1 taak: promotiemateriaal voorzien en gerichte marketingacties uitwerken.
Het budget hiervoor heeft u in de vorige stap vastgelegd. Hoe u dit nuttig kunt besteden? We geven u alvast wat ideeën:
- Brochures en folders: opmaak en drukken.
- Promotie om uw klanten aan te zetten een bezoekje te brengen aan uw stand. Dit kunt u doen via uw website, social media, nieuwsbrief…
- Een bedrijfsfilmpje laten maken.
- Toegangskaarten voor de beurs aan uw beste klanten bezorgen. Bij sommige beurzen zijn er een aantal kaarten verrekend in de huurprijs van uw stand. Informeer u hierover op voorhand bij de organisatie.
- Gadgets die u aan bezoekers wil geven zodat ze zich uw bedrijf ook later herinneren.
Ook na de beurs plukt u de vruchten van deze inspanningen. Een bedrijfsfilm kunt u ook op uw website tonen. Gadgets die overblijven, kunt u later ook als relatiegeschenk uitdelen…
Conclusie: uw beurs budget bepalen verhoogt uw kans op succes
Heeft u uw budget voor uw beursdeelname kunnen bepalen en opsplitsen met de bovenstaande tips? Dan heeft u een stap gezet die veel van uw concurrenten vergeten te doen. En u neemt hierdoor een grote voorsprong op hen.
Gelooft u dat niet? Als standenbouwers merken we al meer dan 20 jaar dat de meest succesvolle exposanten deze rekenoefening altijd op voorhand maken. En dat verklaart ook waarom onze klanten zich positief uitlaten over onze diensten.
Het vermindert de kans op fouten, frustraties en spanningen. En het laat u, als exposant, toe om de beste standenbouwer te kiezen voor uw bedrijf.
Een klare kijk op de kosten voor uw stand?
Koen, de zaakvoerder van Expopoint, maakt graag tijd vrij om te luisteren naar uw plannen voor de beurs. Hij geeft u ook objectief advies en een duidelijke offerte zonder verrassingen achteraf.
Veelgestelde vragen over budgettering voor een beurs
Waarom is het belangrijk om een budget vast te stellen voor mijn beursdeelname voor ik me inschrijf als exposant?
Het vastsleggen van een budget voor uw beursdeelname geeft u de controle over uw uitgaven en voorkomt onaangename verrassingen. Als u precies weet hoeveel u kunt besteden, is het eenvoudiger om beslissingen te nemen. En u vermijdt extra kosten. Een vast budget verhoogt uw kansen op een succesvolle en kostenefficiënte beursdeelname.
Wat zijn de belangrijkste kostenposten bij een beursdeelname?
Een beursbudget kan worden opgedeeld in drie hoofdcategorieën: de kosten van de beursorganisator (zoals huur van de standruimte), de kosten van de beursstand (ontwerp, bouw en huur) en de kosten voor marketing & logistiek (promotiemateriaal, personeel, transport en extra benodigdheden).
Is het slim om het grootste deel van het budget aan een beursstand te besteden?
Nee, een gebalanceerde aanpak is cruciaal. Een indrukwekkende stand is belangrijk, maar zonder budget voor marketing en personeel zal de stand niet de gewenste impact hebben. Verdeel uw budget strategisch over alle drie de kostenposten om een maximaal rendement te behalen.
Hoe kan ik onverwachte kosten voor mijn beursstand vermijden?
Transparantie van de standenbouwer is belangrijk. Zorg ervoor dat u vooraf een gedetailleerde offerte krijgt waarin alle kosten expliciet worden benoemd. Vraag specifiek naar wat wel of niet inbegrepen is.
Welke kosten vallen onder ‘marketing & logistiek’ voor beurzen?
Deze kostenpost omvat alle uitgaven die nodig zijn om uw stand te laten opvallen en om uw team optimaal te laten functioneren. Denk hierbij aan promotiemateriaal, het transport van goederen naar de beurs, de kosten voor catering en personeel op de stand, en extra marketingactiviteiten zoals advertenties.
Koen den Haerynck
Zaakvoerder Expopoint
Koen is de oprichter en het vaste aanspreekpunt van Expopoint. Met een sterke basis in de Belgische markt en jarenlange ervaring in Europa, begeleidt hij projecten van het eerste 3D-ontwerp tot de finale afbouw. Zo garandeert hij hoogwaardige beursstanden die zorgeloos en perfect worden opgeleverd.
Comments are closed.