Het budget voor uw beursdeelname bepalen

Als u niet uitkijkt, kunnen de kosten voor uw beursdeelname hoog oplopen. U maakt niet alleen financiële middelen vrij, maar ook tijd. Wanneer u uw personeel inschakelt bij de voorbereidingen van uw stand, vloeien die twee zelfs in elkaar over.

Wil u liever uw uitgaven onder controle houden? Stel dan eerst een budget op. Hoe u dat best doet en met welke uitgaven u rekening moet houden? Dat ontdekt u met deze 5 vragen. En antwoorden.

Vraag 1: Hoeveel geld wil en kan u uitgeven voor uw beursdeelname?

U had hier misschien een andere vraag verwacht, zoals “Hoeveel kost het om deel te nemen aan een beurs?”. Het verschil is subtiel, maar het is verstandiger om uit te gaan van uw mogelijkheden. En dan pas op zoek te gaan naar de beste oplossingen die passen binnen uw budget.

Multinationals hebben een betere kijk op hun budget voor beurzen dan kmo’s. Dat komt natuurlijk omdat de hoofdzetel dit bepaald heeft. En erover waakt. Beursdeelnames bij grote bedrijven zijn op voorhand bepaald als uitgaven voor PR, evenementen of marketing.

Zo bouwden we deze stand voor een internationaal bedrijf dat ons inhuurde als standenbouwers voor een beurs in het buitenland:

Als zelfstandige of zaakvoerder van een kmo is het moeilijker om een bedrag te bepalen om als exposant deel te nemen aan een beurs. Maar de sterkte van kleine bedrijven is dat ze flexibel zijn. Soms duikt er een kansje op uit het niets. En moet een stand in recordtijd ontworpen en gebouwd worden. Zoals we deden voor deze stand:

2 standen. 2 verschillende budgetten. En wat vooral belangrijk is voor u?

Ongeacht de omvang van uw zaak, zorg ervoor dat u altijd eerst zelf een totaalbudget bepaalt. Doe dit voor u zich inschrijft als standhouder op een beurs.

Hoe u vervolgens dat budget best opsplitst? Dat lees u hieronder.

Vraag 2: hoe splitst u uw totaalbudget voor een beurs op?

U heeft uw totaalbudget bepaald? Dan is het tijd om dit op te splitsen. Om het overzichtelijk te houden, maken we een onderscheid tussen 3 verschillende uitgaves:

1. Hoeveel betaalt u aan de beursorganisator?
2. Hoeveel kost de huur van een beursstand?
3. Welk budget moet u voorzien voor extra marketing?

We geven hier een puur fictief totaalbudget voor uw beursdeelname: 8.000 euro.

En splitsen dat nu op in dezelfde volgorde als het lijstje hierboven.

Vraag 3: Hoeveel kost het om u in te schrijven op een beurs als exposant?

De kostprijs om deel te nemen aan een beurs is heel uiteenlopend. Voor drukbezochte beurzen betaalt u vaak meer inschrijvingsgeld dan voor vakbeurzen met minder bezoekers.

En een kleine beursstand kost minder huurgeld dan een grote. Enzovoorts…

Omgekeerd kan u soms geld besparen door interessante vroegboek kortingen voor exposanten.

Al deze informatie kunt u opvragen bij de organisator van de beurs. In deze fase hoeft u nog niet te beslissen welke oppervlakte en locatie u zal huren. Als u hierover twijfelt, kan u altijd advies inwinnen bij uw standenbouwer.

Met de info van de beursorganisator bij de hand heeft u een goed idee van de mogelijke kostprijzen voor exporuimte die u kunt inhuren.

Terug naar ons voorbeeld: 1000 euro – 2.000 euro voor de organisatie. Dan blijft er van uw fictief totaalbudget 6.000 – 7.000 euro over.

Op naar de volgende kost: uw beursstand.

Vraag 4: Hoeveel kost het ontwerpen, bouwen en huren van uw beursstand?

Dat kunt u moeilijk inschatten. Zeker wanneer u voor de eerste keer deelneemt aan een beurs is dit een onmogelijke opgave. Maar toch is het goed om voor uw beursstand eerst zelf een budget te bepalen.

Tijdens een verkennend gesprek met een standenbouw bedrijf kunt u dit bedrag ter sprake brengen. Of u kunt de offerte afwachten.

De kans dat u het meteen bij het rechte eind had, bestaat. Maar in het andere geval kunt u:

• De kosten drukken door een deel van de stand zelf te verzorgen, zoals decoratieve elementen. Of voor een modulaire beursstand te kiezen in plaats van een stand met trussen.
• Als uw stand goedkoper blijkt dan uzelf voor ogen had, kunt u twee richtingen uit. U kunt ofwel uw stand upgraden met bijvoorbeeld tv-schermen. Of een deel van het budget kun u vrijhouden voor promotie(materialen).

Terug naar het fictieve budget:
Totaal: 8.000 euro
Organisator: 1.000 – 2.000 euro
Beursstand: 4.000 euro
Blijft over: 2.000 – 3.000 euro

Het resterend bedrag kunt u gebruiken voor de marketing voor uw beursdeelname. Wat dat inhoudt, lees u hieronder.

Vraag 5: Hoeveel budget heeft u over voor extra marketing?

De ideale standruimte ingehuurd?
Een verzorgde originele beursstand gehuurd?

Dan rest u nog 1 taak: promotiemateriaal voorzien en gerichte marketingacties uitwerken.

Het budget hiervoor heeft u in de vorige stap vastgelegd. Hoe u dit nuttig kunt besteden? We geven u alvast wat ideeën:

• Brochures en folders: opmaak en drukken.
• Promotie om uw klanten aan te zetten een bezoekje te brengen aan uw stand. Dit kunt u doen via uw website, social media, nieuwsbrief…
• Een bedrijfsfilmpje laten maken.
• Toegangskaarten voor de beurs aan uw beste klanten bezorgen. Bij sommige beurzen zijn er een aantal kaarten verrekend in de huurprijs van uw stand. Informeer u hierover op voorhand bij de organisatie.
• Gadgets die u aan bezoekers wil geven zodat ze zich uw bedrijf ook later herinneren.

Ook na de beurs plukt u de vruchten van deze inspanningen. Een bedrijfsfilm kunt u ook op uw website tonen. Gadgets die overblijven, kunt u later ook als relatiegeschenk uitdelen…

Conclusie: uw beurs budget bepalen verhoogt uw kans op succes

Heeft u uw budget voor uw beursdeelname kunnen bepalen en opsplitsen met de bovenstaande tips? Dan heeft u een stap gezet die veel van uw concurrenten vergeten te doen. En u neemt hierdoor een grote voorsprong op hen.

Gelooft u dat niet? Als standenbouwers merken we al 17 jaar dat de meest succesvolle exposanten deze rekenoefening altijd op voorhand maken.

Het vermindert de kans op fouten, frustraties en spanningen. En het laat u als exposant toe om de beste standenbouwer te kiezen voor uw bedrijf.