Het is verleidelijk om met een standenbouwbedrijf in zee te gaan enkel op basis van de foto’s van beursstanden, of de prijs voor een stand.
Maar wil u het zekere voor het onzekere nemen? Stel dan altijd deze 5 vragen aan het bedrijf in kwestie. Altijd. Op voorhand. En bij voorkeur tijdens een persoonlijk gesprek.
In een notendop
Het kiezen van een standenbouwbedrijf is meer dan een prijsvergelijking. Door de juiste vragen te stellen, maak je een weloverwogen keuze. Stel de volgende vijf vragen tijdens je kennismakingsgesprek om de beste partner te vinden:
- “Welke stand past bij ons budget?” Vraag naar verschillende opties die binnen je budget vallen om een eerlijke vergelijking te maken.
- “Wat is inbegrepen in de offerte?” Controleer of transport, printwerk en meubilair in de prijs zitten om onverwachte kosten te vermijden.
- “Hoe verloopt jullie werkproces?” Begrijp de planning en de verdeling van taken om efficiënt samen te werken.
- “Wat is jullie flexibiliteit?” Vraag naar hun aanpak bij onverwachte problemen of noodgevallen om te testen hoe ze handelen onder druk.
- “Kunt u referenties geven?” Vraag naar specifieke referenties van vergelijkbare projecten. Foto’s laten niet altijd het hele verhaal zien.
Inhoudsopgave
5 vragen die u best stelt aan een standenbouwer
Vraag 1: Welke beursstand past in mijn budget?
Het klinkt misschien vreemd om niet gewoon een offerte voor uw beursstand op te vragen. Maar als u dat doet, krijgt u geen goed beeld om te vergelijken welke partij het beste aansluit bij uw ambities en wensen.
Een bedrijf dat standen bouwt kan u dan bijvoorbeeld een aanbod doen voor 7.000 euro.
Een andere is goedkoper en kan het doen voor 3.000 euro.
En de derde zou u 25.000 euro kosten.
Achter het prijsverschil voor standen schuilt vaak een gefundeerde berekening. Maar die is niet altijd even doorzichtig en duidelijk voor u als buitenstaander.
Het is bijvoorbeeld mogelijk dat u bij de goedkope beursstand van 3.000 euro nog transportkosten moet bijbetalen.
Of omgekeerd dat bij de dure stand van 25.000 euro ook het drukwerk voor uw brochures en gadgets is inbegrepen.
Alleen wanneer u standenbouwers hetzelfde budget voorlegt, heeft u een solide basis om een vergelijking van offertes te maken. En de beste standenbouwer te kiezen op basis van objectieve factoren.
Vraag 2: Wat is (niet) inbegrepen in de offerte van de standenbouwer?
Vraag heel duidelijk naar wat wél en niet inbegrepen is in uw budget.
In een offerte zal dat meestal opgesomd zijn, Maar ook tijdens een gesprek heeft u recht op duidelijkheid. Blijkt later dat er een verschil is tussen wat de standenbouwer u vertelde en wat er in de offerte staat? Dan moet er een belletje gaan rinkelen.
Mogelijke vragen die u kunt stellen om misverstanden te voorkomen:
- Zijn de transportkosten voor het materiaal voor uw stand inbegrepen?
- Is gepersonaliseerd drukwerk inbegrepen in de prijs? Zoals banners, forex platen, modulaire beurswanden…
- Hoeveel huur betaalt u voor meubilair en decoratie voor uw stand?
Als u offertes ontvangen heeft, controleer dan altijd of u moet bijbetalen voor bepaalde opties.
Vraag 3: Hoe gaat het bedrijf tewerk voor een beursstand?
Voor u telt natuurlijk het eindresultaat, de stand zelf. Maar hoe het bedrijf uw beursstand maakt, is minstens net zo belangrijk voor u.
Waarom?
Omdat het u een goed idee geeft over hoe u bij de voorbereidingen uw personeel en tijd zal moeten organiseren.
Het is verleidelijk om alles uit handen te geven en op de beurs dan wel te zien wat het uiteindelijk geworden is. Maar is dat echt wat u wil? Is uw team op die manier het beste voorbereid om een gesprek met bezoekers op uw stand te voeren?
Vraag 4: Hoe flexibel is de standenbouwer?
Als u die vraag zo stelt, krijgt u altijd hetzelfde antwoord: “Heel flexibel”.
Maar hoe gaat het er in werkelijkheid aan toe? Om dat te weten te komen, kunt u de vraag best anders formuleren:
- Veronderstel dat er iets foutloopt bij de opbouw van een stand. Wat doen jullie dan?
- Het is zo druk op het werk dat ik mij helaas niet met mijn stand kan bezighouden tijdens de kantooruren. Kan ik u bereiken tijdens het weekend, of ‘s avonds?
- Is het mogelijk om in laatste instantie de inrichting van mijn stand te wijzigen?
- Met wie sta ik in contact voor mijn stand? Met een medewerker? De zaakvoerder? Of een automatisch antwoordapparaat?
Bedrijven die standen bouwen doen dat vaak buiten de kantooruren. Weekendwerk, avondwerk zijn normaal voor hen. Ook doen ze een beroep op drukkers en andere mogelijke leveranciers. In de creatieve sector is flexibiliteit geen overbodige luxe, maar behoort het tot de gewone gang van zaken.
Merkt u tijdens uw gesprek dat flexibiliteit op enig gebied toch een probleem zou vormen?
Dan is er iets vreemds aan de hand.
Zeker als uw stand op een beurs in het buitenland zou gebouwd moeten worden.
Vraag 5: Welke relevante referenties kan het bedrijf voorleggen?
Ook dat lijkt misschien een vreemde vraag. Uiteindelijk staan op Facebook en de website van de standenbouwer vaak een portfolio van standen en referenties. Maar…
Een foto toont wel hoe beursstanden voor een ander bedrijf eruit zagen, maar ze vertellen weinig over de verhalenachter de schermen.
- Het is heel goed mogelijk dat de voorbereidingen en opbouw heel stroef verliepen.
- Of dat de exposant geen bezoekers over de vloer kreeg.
- Of dat de standen perfect zijn voor dienstverleners, maar niet om producten te promoten. Of anders gezegd: een stand ontwerpen en bouwen voor een webagentschap is nog iets anders dan een beursstand voor sportkledij maken.
Het beste wat u tijdens uw gesprek kunt vragen is een referentie van een project zoals dat van u.
Vraag uw standenbouwer naar een referentie van een:
- stand die past in uw budget
- beursstanden voor een bedrijf uit uw sector
- of eentje van de omvang van uw bedrijf
- of voor een klant die deelnam aan dezelfde beurs waaraan u wil deelnemen
En dan vergelijkt u de standenbouwbedrijven
Na de gesprekken met een 3-tal standenbouwers zal u veel duidelijk worden. U beschikt op dat ogenblik over objectieve gegevens en nuttige tips voor uw beursstand. Niemand verplicht u, maar u kunt er wel rekening mee houden.
Kortom, op dit ogenblik kunt u een betere beslissing nemen dan wanneer u zou kiezen uit 1 bedrijf. Of enkel op basis van de prijs of een paar foto’s van standen.
Ook het buikgevoel dat u overhoudt na de gesprekken speelt een rol. En daar is op zich niets verkeerds mee.
Het moet klikken. Doet het dat niet, dan zal de samenwerking voor beide partijen slecht van start gaan. Het eindresultaat kan dan nog altijd meevallen. Maar goed begonnen, is half gewonnen.
Uw perfecte stand begint met een goed gesprek
Een beursstand maakt u niet elke dag. Wij wel. En onze meer dan 20 jaar ervaring delen we graag met u. Zonder enige verplichting.
Veelgestelde vragen over het kiezen van een standenbouwbedrijf
Wat zijn de belangrijkste vragen die ik moet stellen aan een standenbouwbedrijf?
De belangrijkste vragen gaan over meer dan alleen de prijs. Vraag welk type stand in uw budget past, wat er precies inbegrepen is in de offerte, hoe hun werkproces verloopt, hoe flexibel ze zijn bij onverwachte uitdagingen, en vraag om relevante referenties.
Hoe controleer ik wat er precies in een offerte voor standenbouw is inbegrepen?
Ga er nooit vanuit dat alles is inbegrepen. Vraag expliciet of zaken zoals transportkosten, montage en demontage, verhuur van meubilair en printkosten voor visuals in de prijs zitten. Dit voorkomt misverstanden en stelt u in staat om offertes eerlijk te vergelijken.
Waarom is het belangrijk om te vragen naar het werkproces voor beursstanden?
Het werkproces is cruciaal voor een soepele samenwerking. Door te begrijpen wie waarvoor verantwoordelijk is en wat de planning is, kunt u uw eigen tijd en die van uw team effectief indelen. Een transparant proces is een teken van professionaliteit.
Hoe test ik de flexibiliteit van een standenbouwer?
Test hun flexibiliteit door te vragen hoe ze omgaan met onverwachte problemen of last-minute wijzigingen. Vraag ook naar hun beschikbaarheid buiten kantooruren tijdens de opbouw en afbraak van de beurs. Een flexibele partner kan u veel stress besparen.
Zijn referenties en een portfolio voldoende bewijs van de kwaliteit van beursstanden?
Een portfolio van standen is een uitstekend middel voor visuele inspiratie, maar het vertelt niet het hele verhaal. Vraag altijd naar referenties van vergelijkbare projecten. Door met eerdere klanten te spreken, krijgt u inzicht in de kwaliteit van de samenwerking, de communicatie en hoe de stand presteerde op de beurs.
Koen den Haerynck
Zaakvoerder Expopoint
Koen is de oprichter en het vaste aanspreekpunt van Expopoint. Met een sterke basis in de Belgische markt en jarenlange ervaring in Europa, begeleidt hij projecten van het eerste 3D-ontwerp tot de finale afbouw. Zo garandeert hij hoogwaardige beursstanden die zorgeloos en perfect worden opgeleverd.
